Spis treści
Jak kontynuować prowadzenie starych akt osobowych?
Wracający do nas pracownik? Mamy opcję wykorzystania jego dawnych akt osobowych, co reguluje artykuł 94 § 5 Kodeksu pracy. Wystarczy, że do istniejącej dokumentacji dołączymy świeże papiery, związane z ponownym zatrudnieniem. Warunek jest jeden: poprzednia umowa musiała wygasnąć nie wcześniej niż 10 lat przed jego powrotem. Jeśli tak się stało, nie trzeba żądać ponownego dostarczenia dokumentów, które już mamy – pod warunkiem, że są wciąż aktualne. Przykładowo, jeśli stare świadectwo ukończenia szkoły jest nadal ważne, nie wymagamy nowego. Należy jednak pamiętać o przepisach przejściowych dotyczących dokumentacji. Chodzi o to, że dokumenty prowadzone przed 1 stycznia 2019 roku traktujemy nieco inaczej niż te, które prowadzimy po tej dacie. To istotne przy prowadzeniu akt osobowych.
Jakie są zasady kontynuacji dokumentacji pracowniczej?
Wznowienie dokumentacji osobowej następuje w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika. Wykorzystujemy wtedy dotychczas zgromadzone akta, do których pracodawca dołącza nowe dokumenty, odzwierciedlające aktualny okres zatrudnienia. To postępowanie dotyczy wszystkich części akt – od A do E.
Kluczowe jest:
- zachowanie ciągłości numeracji dokumentów,
- bieżąca aktualizacja ich spisu.
W momencie, gdy dany dokument straci ważność, zastępujemy go nowym, aktualnym. Taka procedura obowiązuje, jeśli ponowne zatrudnienie następuje w okresie do 10 lat od rozwiązania poprzedniej umowy o pracę.
Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych?
Akta osobowe to kompleksowa dokumentacja odzwierciedlająca przebieg kariery zawodowej pracownika w danej firmie. Składają się z kilku sekcji, z których każda gromadzi określone typy informacji. Najczęściej spotykane są działy oznaczone literami A, B, C, D oraz E.
Dział A poświęcony jest dokumentacji związanej z rekrutacją. Znajdziemy w nim między innymi:
- wypełniony przez kandydata kwestionariusz osobowy,
- życiorys (CV),
- podanie o pracę.
W dziale B znajdują się dokumenty związane z okresem zatrudnienia. Należą do nich:
- umowa o pracę,
- zakres obowiązków,
- zaświadczenia o ukończonych szkoleniach (na przykład z zakresu BHP),
- orzeczenia lekarskie potwierdzające zdolność do pracy,
- informacje o przyznanych nagrodach i nałożonych karach porządkowych.
Dział C przechowuje dokumentację związaną z zakończeniem współpracy. Najważniejsze z nich to:
- wypowiedzenie umowy o pracę (składane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę),
- porozumienie stron dotyczące rozwiązania umowy,
- świadectwo pracy.
Dział D gromadzi kopie zawiadomień o nałożonych karach porządkowych, a także informacje o ewentualnym ich uchyleniu. Natomiast dział E, wprowadzony stosunkowo niedawno, dotyczy kontroli trzeźwości pracownika i zawiera dokumenty związane z badaniami na obecność alkoholu lub substancji o podobnym działaniu.
Kiedy należy założyć nowe akta osobowe?
Zakładanie nowych akt osobowych staje się konieczne w określonych sytuacjach. Dzieje się tak, gdy kontynuowanie starych akt staje się problematyczne lub po prostu zbędne. Przykładowo, w przypadku powrotu pracownika po dekadzie nieobecności, zakłada się dla niego świeżą dokumentację. Wynika to z faktu, że przepisy ulegają zmianom. Ponadto, nowe akta są tworzone, gdy pracodawca napotyka trudności w przekazaniu niezbędnych danych pracownika do ZUS. Kolejnym powodem może być niezgodność dotychczasowej dokumentacji z aktualnymi wymogami prawa pracy. Niekiedy sam pracownik wnioskuje o usunięcie konkretnych dokumentów ze starych akt. Istotne jest, że jeśli dokumentacja była prowadzona przed rokiem 2019, pracodawca ma możliwość założenia nowych akt, co pozwoli na zapewnienie ich zgodności z obowiązującymi regulacjami. Ułatwia to ujednolicenie i zwiększa przejrzystość dokumentacji. W skrócie, nowe akta to często korzystniejsze rozwiązanie, gwarantujące porządek i zgodność z prawem.
Jakie obowiązki pracodawcy dotyczące prowadzenia dokumentacji?
Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej są złożone i szczegółowo regulowane przez przepisy. Do jego zadań należy:
- prowadzenie i aktualizacja akt osobowych,
- precyzyjna ewidencja czasu pracy,
- dokumentacja związana z wypłacanymi wynagrodzeniami,
- terminowe wydawanie świadectw pracy,
- aktywne informowanie pracowników o przysługujących im prawach i ciążących na nich obowiązkach,
- odpowiednie przechowywanie całej dokumentacji przez okres wskazany w przepisach.
Czas przechowywania dokumentacji zależy od daty nawiązania stosunku pracy – dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku, wymagany okres przechowywania wynosi 10 lat. W specyficznych sytuacjach, takich jak konieczność wypłaty określonych świadczeń, te zasady mogą ulec zmianie. Szczególną uwagę należy poświęcić ochronie dokumentów, zabezpieczając je przed potencjalnymi uszkodzeniami, utratą lub dostępem osób nieupoważnionych. Pracodawca musi przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Podczas kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), udostępnienie całej wymaganej dokumentacji jest obligatoryjne. Zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Ustalenie i konsekwentne przestrzeganie regulaminu pracy, który jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, to równie ważny obowiązek każdego pracodawcy.
Jakie przepisy określają zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentacji pracowniczej wynikają z kilku kluczowych źródeł prawa, takich jak:
- Kodeks pracy,
- rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczące dokumentacji pracowniczej,
- ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.
Akty te precyzują, jak długo pracodawca musi przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem. Co ważne, okres ten jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy – czy miało to miejsce przed, czy po 1 stycznia 2019 roku. Dodatkowo, proces archiwizacji oraz zabezpieczania danych osobowych musi być zgodny z wymogami RODO. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych szczegółowo reguluje kwestie przechowywania dokumentów związanych ze składkami, określając terminy na 10 lub 50 lat. Należy bezwzględnie pamiętać o tych okresach.
Jakie są warunki kontynuacji akt osobowych w przypadku ponownego zatrudnienia?
Ponowne zatrudnienie pracownika i wznowienie jego akt osobowych jest możliwe, ale pod pewnymi warunkami. Kluczowa jest długość przerwy między poprzednim a obecnym zatrudnieniem – nie może ona przekraczać dekady. Równie istotne jest posiadanie przez pracodawcę kompletnej dokumentacji z poprzedniego okresu pracy. Te dokumenty muszą być nie tylko aktualne, ale i zgodne z obowiązującymi regulacjami prawa pracy, co oznacza, że w przypadku zmian w przepisach, należy je uzupełnić adekwatnymi dokumentami. Dodatkowo, warunkiem wznowienia akt jest możliwość przygotowania i przesłania do ZUS raportu informacyjnego (ZUS RIA) związanego z ponownym zatrudnieniem. W sytuacji, gdy wysłanie wspomnianego raportu jest niemożliwe, konieczne staje się założenie zupełnie nowych akt osobowych.
Jakie są różnice między aktami osobowymi sprzed i po 1 stycznia 2019 roku?
Różnice w prowadzeniu akt osobowych przed i po 1 stycznia 2019 roku są konsekwencją nowelizacji przepisów prawa pracy. Zmiany te koncentrują się przede wszystkim na:
- okresie archiwizacji dokumentacji,
- dopuszczeniu jej formy elektronicznej.
Osoby zatrudnione jeszcze przed tą datą podlegają odmiennym regulacjom niż te, które dołączyły do firmy później. Przykładowo, dla dokumentacji zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne jest stosowanie dotychczasowych zasad. Istotną modyfikacją jest skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat, jednak ta zmiana obejmuje wyłącznie osoby zatrudnione po 31 grudnia 2018 roku, przy spełnieniu określonych warunków. Dodatkowo, nowa regulacja daje możliwość tworzenia i archiwizowania e-akt, czyli elektronicznych akt osobowych.
Jak uporządkować dokumentację w aktach osobowych?
Uporządkowanie akt osobowych wymaga podziału dokumentacji na kilka kluczowych działów, oznaczonych literami A, B, C, D i E, z których każdy skupia się na określonej kategorii dokumentów. W każdym z tych działów obowiązuje chronologiczny porządek – dokumenty układa się od najstarszego do najnowszego. Niezwykle istotne jest ponumerowanie każdego dokumentu i umieszczenie go w spisie zawartości teczki, co w połączeniu z przekładkami oddzielającymi poszczególne działy, znacząco poprawia przejrzystość i ułatwia orientację w aktach. Dokumenty w formie papierowej powinny być trwale wpięte do teczki, co zapobiega ich przypadkowemu wypadnięciu lub zagubieniu. Natomiast w przypadku dokumentacji elektronicznej, kluczowe staje się odpowiednie katalogowanie i archiwizowanie danych, z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i łatwego dostępu. Metoda wpinania dokumentów papierowych może być ustalana indywidualnie przez pracodawcę, jednak powinna przede wszystkim zapewniać szybkie i łatwe odnalezienie poszukiwanych informacji. Czytelne opisanie teczki imieniem i nazwiskiem pracownika, wraz z uwzględnieniem okresu jego zatrudnienia w firmie, znacznie ułatwia identyfikację akt.
Jakie są kary za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących dokumentacji?
Niedopełnienie obowiązków związanych z właściwym prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej może słono kosztować pracodawców. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mają prawo nałożyć dotkliwe kary finansowe za wszelkie uchybienia w aktach osobowych pracowników, błędnie prowadzoną ewidencję czasu pracy, nieprawidłowo wystawione świadectwa pracy, a także nieodpowiedni sposób archiwizacji tychże dokumentów. Wysokość grzywny jest uzależniona od wagi i skali przewinienia.
Co więcej, jeśli na skutek błędów lub zaniedbań w dokumentacji ucierpi pracownik, pracodawca ponosi odpowiedzialność cywilną. Urząd Ochrony Danych Osobowych również nie pozostaje obojętny i może ukarać za naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych zawartych w dokumentach pracowniczych. Dodatkowo, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo wymierzyć karę za nieprawidłowości w dokumentacji związanej z ubezpieczeniami społecznymi. Pamiętajmy, że ryzyko dotkliwych konsekwencji finansowych rośnie lawinowo, jeśli naruszenia się powtarzają lub są wynikiem celowego działania.
Jakie dokumenty należy przekazać do ZUS przy zatrudnieniu pracownika?
Przy zatrudnianiu nowej osoby, każdy pracodawca ma obowiązek zgłosić ją do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To kluczowe, aby nowo zatrudniony pracownik zyskał ochronę w ramach ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego. W tym celu, konieczne jest dostarczenie do ZUS kompletu odpowiednich dokumentów zgłoszeniowych. Wśród najważniejszych formularzy znajdziemy:
- ZUS ZUA – to podstawowy dokument służący do zarejestrowania pracownika w systemie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnym, obejmujący osoby podlegające pełnemu zakresowi tych ubezpieczeń,
- ZUS ZZA – wykorzystywany w sytuacji, gdy pracownik podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu, co często ma miejsce w przypadku umów zleceń, gdzie składki na ubezpieczenia społeczne nie są obligatoryjne,
- ZUS ZCNA – pozwala na zgłoszenie członków rodziny pracownika do objęcia ich ubezpieczeniem zdrowotnym, jeśli pracownik wyrazi taką chęć.
Dodatkowo, pracodawca każdego miesiąca przekazuje do ZUS deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne, takie jak ZUS RCA (zawierający informacje o składkach i świadczeniach), ZUS RSA (dokumentujący świadczenia i przerwy w opłacaniu składek) oraz ZUS RZA. Te comiesięczne zestawienia szczegółowo informują o wysokości wynagrodzeń oraz składek należnych od pracownika. W specyficznych przypadkach, pracodawca zobowiązany jest przesłać raport ZUS RIA, który zawiera dane istotne dla ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych pracownika. Szczegółowe zasady przekazywania tych dokumentów regulują przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz właściwe rozporządzenia ZUS, z którymi każdy pracodawca powinien się dokładnie zapoznać.